Wanneer gebruik je een presentielijst?

Een presentielijst (lijst van aanwezigen) wordt bijv. gebruikt bij cursussen door een extern instituut. De deelnemers zetten dan hun handtekening achter hun voorgedrukte naam. Het cursusinstituut stuurt dan een exemplaar van die lijst naar de opdrachtgever: de werkgever van de cursisten.

De werkgever weet dan wie aanwezig is geweest op de cursus die hij betaald heeft. Hij kan zo nodig ook disciplinaire maatregelen nemen tegen degenen die onterecht niet zijn komen opdagen. Er zijn bijv. herhalingscursussen en opleidingen die verplicht zijn voor bepaalde beroepen en de werkgever kan worden aangesproken als zijn werknemer die niet gevolgd heeft. Dan wil hij natuurlijk wel weten of de werknemet aanwezig is geweest en/of een bepaald examen daar heeft afgelegd.

Verder is de lijst een soort "bewijs" waarmee het cursusinstituut kan aantonen dat de cursus daadwerkelijk gegeven is. De lijst wordt dan met de rekening meegestuurd.

Op scholen wordt de presentie van leerplichtige leerlingen bijgehouden om vast te stellen of ze niet ongeoorloofd afwezig zijn. De "absenten" (afwezigen) worden genoteerd. Ongeoorloofde absentie kam leiden tot een bezoek van de leerplichtambtenaar en uiteindelijk een boete.