factuurnummer dubbel gebruikt, wat nu?

Als je er een logische verklaring voor hebt (en die heb je) zal de belastingdienst daar niet moeilijk over doen. Het zijn immers 2 verschillende klanten en ze hebben bevestigd door hun rekening te betalen dat ze van jouw diensten gebruik hebben gemaakt. Noem ze in je administratie a en b o.i.d. Geen zorgen, je hebt een foutje gemaakt, maar kan die ook verklaren.

Geef een factuur een a erachter, zo lossen wij dat meestal op. De belastingdienst doet echt niet moeilijk over 1 dubbel factuurnummer, zolang je alles maar registreert.

Tja, het is een fiscale eis dat facturen doorlopend worden genummerd. Waarschijnlijk gebruik je geen administatieve software voor de facturatie maar dat is niet verplicht.

Omdat het een incident is, zou ik zeggen:
noteer op de laatste van die twee facturen dat je abusievelijk het nummer dubbel gebruikt hebt. Omdat er een andere klantnaam op staat, blijft het onderscheid zichtbaar. (Als je het boekhoudkundig heel fraai zou doen, zou je een creditnota moeten maken voor dat dubbel uitgegeven nummer -bijv. met omschrijving 'factuurnummer dubbel gebruikt- en vervolgens een nieuwe factuur met afwijkend nummer, waarin je weer verwijst naar die creditnota. Beide documenten op de desbetreffende debiteur boeken en intern tegen elkaar wegboeken; de klant hoeft ze niet te hebben. Maar zo'n omslachtige procedure lijkt me niet nodig voor een incidentele vergissing.)

Het zou pas een andere situatie worden als je hetzelfde factuurnummer nogmaals gebruikt zou hebben bij dezelfde klant. (Dat komt wel eens voor bij ondernemers die Excel gebruiken om te factureren en die een ''sjabloon per klant" hebben). Als dan vergeten wordt het factuurnummer aan te passen, zal de klant (terecht) om een creditnota vragen en een nieuwe factuur met afwijkend nummer. De meeste administratieprogramma's protesteren namelijk -en dat is correct- tegen het dubbel gebruik van hetzelfde factuurnummer van een leverancier in hetzelfde boekjaar.

maak als het bijvoorbeeld Nr. 2012366 is 2012366a