wat zijn belangrijke punten voor een goede vergadering?

Is een beetje lastig als je ons niet verteld over welke bedrijfstak het gaat en welke functies er aan tafel zitten he?

Maar wat er sowieso in moet:

Opening (welkom door de voorzitter)
Notulen vorige vergadering
-
-
-
-
-
Rondvraag
Slot

Belangrijk is:
1) dat er maar 1 tegelijk spreekt
2) dat de agenda gevolgd wordt
3) dat (door de voorzitter) na elk agendapunt wordt samengevat wat er is besloten over dat agendapunt
4) Dat iedereen zijn zegje kan doen
5) dat je de tijd in de gaten houdt: mensen moeten niet te lang doorpraten over iets, je moet ze afstoppen als ze hun mening hebben gegeven.

en er zijn nog honderden andere punten die van belang zijn, maar dit zijn denk ik wel de belangrijkste.

Succes!

Zorg ervoor dat er een agenda is.

Stel de notulen van de vorige vergadering vast.

Geef de aanwezigen - vooraf of bij opening van de vergadering - de gelegenheid een punt aan de agenda toe te voegen.

Wees niet bang om in te grijpen als zich een discussie ontwikkelt die in rondjes draait of die zich verwijdert van het agendapunt dat aan de orde is.

Eindig met een rondvraag, zet dat ook zo op de agenda. Daar kunnen mensen een vraag stellen die niet strikt binnen de agendapunten past, maar die tijdens de vergadering bij ze is opgekomen. De reden hiervoor: als mensen de vergadering onderbreken met iets dat niet aan de orde is, kun je ze afkappen en zeggen dat er gelegenheid is bij de rondvraag.

Mocht een discussie uit de hand lopen, grijp dan terug op het systeem van het woord geven, dus dat mensen via jou moeten discussiëren.

Welkom (door de voorzitter)
Wie er afwezig is
notulen vorige vergadering
De agenda Aangevuld met ingekomen stukken)(eventueel vooraf aan de leden doorgeven)
Starten met punt 1 agenda
Voorkom een nutteloze discussie en grijp bij tijds in geef iedereen even het woord en voorkom meerdere sprekers tegelijk. In dat geval wijs de spreker aan die het woord krijgt Of noem zijn naam. Wijzen is niet zo netjes.
Komt men er niet uit punten noteren en meegeven om hier de volgende vergadering tot een oplossing voor te komen eventueel probleem eigenaren aan wijzen.
en doorgaan naar het volgende punt. Alles zo kort mogelijk de revu laten passeren.
Bij lange vergaderingen een korte pauze in lassen hoog uit 5 min. i.v.m. plassen en roken. Geeft een terug tijd noem de tijd die jij hebt en zeg de tijd dat we weer verdergaan.
Vergadering hervatten

In gekomen stukken
Rondvraag
punten die doorgeschoven worden naar volgende vergadering
Na lopen van de actielijst als er taken zijn uitgedeeld

vaststellen datum nieuwe vergadering.
Bedank de aanwezigen voor hun inzet

Ik heb zelf de pest aan vergaderen en heb altijd aan het begin van de vergadering gezegd hoe lang er vergaderd wordt. Ik rekende altijd vooraf uit hoeveel tijd ik per punt voor nodig achte en met de klok op tafel door hakken. Op mijn agenda stond ook de tijd per punt begin en eind tijd
kan je zie of je nog tijd hebt of dat je moet korten. Soms moet je wel flexibel zijn.
Door taken uit te delen worden eerder besluiten genomen om dat ze de pest hebben aan huiswerk.

succes

De meeste punten zijn al genoemd, maar wellicht nog dit:
Zorg er ook voor dat er een notulist is, doe dat
notuleren niet zelf als je voorzitter bent.
Let goed op wat er afgesproken wordt en zorg ervoor
dat duidelijk is wie een bepaalde taak gaat uitvoeren.
Laat dat ook notuleren in een actielijst met naam en geplande datum gereed.

Om een vergadering goed te laten verlopen is structuur heel belangrijk, en structuur krijg je door van tevoren een agenda op te stellen en die ruim van tevoren rond te sturen aan alle (verwachte) deelnemers.

Regel dat er een notulist is die het verslag van de vergadering maakt; zorg dat diegene alle vergaderstukken krijgt, dus notulen vorige vergadering, agenda en documenten die tijdens deze vergadering besproken gaan worden.

Verder is het prettig als een voorzitter de touwtjes strak in handen houdt en mensen niet oeverloos aan het woord laat, dus houd de tijd in de gaten en probeer waar nodig even heel kort een samenvatting te geven van hetgeen is besproken of bediscussieerd. Ook is het belangrijk dat iedereen zijn/haar zegje kan en durft te doen, dus laat niet alleen de dominante mensen aan het woord maar ook degenen die zich wat bescheidener opstellen.

De agenda zou er zo uit kunnen zien:

1. Opening door voorzitter / eventueel een voorstelrondje.
2. Mededelingen.
3. Notulen vorige vergadering vaststellen.
4. [vervolgens de punten die in de betreffende organisatie van belang zijn]
5. Rondvraag
6. Datum volgende vergadering afspreken & sluiting.

Orienteer je zelf tevoren op elk onderwerp en geef bij de start van dat agendapunt een korte samenvatting van het eerdere gebeuren, het voorafgaande en wat nu het bespreekpunt is. Laat daarbij je eigen mening achterwege.
Vat het besprokenen per agendapunt samen en formuleer een conclusie en vraag of de vergadering het daarmee eens is (ook t.b.v. de notulist). Stel zo nodig vast dat er verder actie nodig is, spreek af door wie en wanneer dat gereed moet zijn. Laat dat op een aandachts- en actiepuntenlijst aan het einde van het conceptverslag opnemen en bespreek dat bij de vaststelling van het verslag.
Bij het begin van de vergadering bij het agendapunt mededelingen vragen om alleen mededelingen die voor deze vergadering van belang zijn. Zo voorkom je in het begin tijdverspilling die het doel van de vergadering niet dient. Voorts is het goed om de agenda tevoren als conceptagenda te verzenden en bij het begin van de vergadering te vragen of de agenda akkoord is en dus in hoeverre deze aanvulling behoeft. Daarmee voorkom je zijpaadjes. Vraag om mededelingen tevoren op schrift aan ieder toe te zenden. Mededelingen die voor de vergadering niet van belang zijn kunnen aan het einde van de vergadering plaatsvinden bij voorbeeld onder wat voorts nog ter tafel komt. Niet bij de rondvraag, want dat zijn vragen met een kort antwoord zonder discussie.

Als er veel aanpassingen van het verslag nodig zijn overweeg dan om het verslag opnieuw te verzenden met de aanpassingen er in.

Vooral helder hebben wat je met de vergadering wilt bereiken! Veel vergaderingen hebben een gebrek aan een doel en verzanden in overloos gepraat met weinig resultaat.

Mijn rijtje is:
- stel je doelen vast die je wilt bereiken
- stel per onderdeel vast of het om brainstormen, besluiten, advies of kennisgeving gaat
- ga geen discussies aan over punten die vast staan (kennisgeving)
- stel per onderdeel een paar minuten in voor een rondvraag (geen discussie maar onduidelijkheden oplossen)
- nodig alleen de mensen uit die hier iets mee moeten of mogen (mensen kunnen na dat onderwerp weer weg als ze verder geen toegevoegde waarde hebben of krijgen)
- bereid de vergadering goed voor: informeer tijdig, stuur de benodigde stukken en vermeld erbij wat iemand met de stukken moet doen ter voorbereiding (niet iedereen hoeft alles te lezen en hoeft bij elk punt aanwezig te zijn)
- laat mensen uitspreken (gebruik bijvoorbeeld een wekker als je gaat brainstormen en de rest houdt zijn mond)
- daarna een rondje verduidelijkingsvragen stellen (als dat nuttig is)
- noteer de belangrijke punten en neem alleen dat op wat van belang is voor de lezer
- maak afspraken voor het terugkoppelen van de acties en hou je daar aan, spreek elkaar er op aan
- lijstje wie doet wat, wanneer en met welk doel en resultaat.
- stel aan het eind de vraag of het nuttig was, zo niet wat kunnen we volgende keer beter doen? (en doe dat ook)
KLAAR!

Volgens mij ben je dan een eind op weg naar een nuttige vergadering als je tijd kostbaar is.