Hoe kom ik te weten of een zorginstelling onder de WGBO of WBP valt?

De hoofdregel voor de bewaartermijnen wordt gegeven in de WGBO, die uitgaat van een bewaartermijn van vijftien jaar na het eindigen van de behandeling.Het is gebruikelijk dat deze termijn gaat lopen op het moment dat de patiënt de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt. Dit betekent dat het dossier van minderjarigen in de regel tot het 34ste levensjaar van de patiënt moet worden bewaard. Op verzoek van de wilsbekwame patiënt kan eerder tot vernietiging over gegaan worden.
Een hulpverlener kan het dossier langer bewaren indien dit redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

Binnen de Regionale Instelling Beschermd Wonen (RIBW) worden in het algemeen vrijwillige begeleidingen geboden en geen geneeskundige behandelingen.
Hierdoor vallen de begeleidingsgegevens NIET onder de Wet op de Geneeskundige BehandelingsOvereenkomst (WGBO).
Dit betekent dat de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing is en dat de bewaring geldt zolang het belang dat rechtvaardigt met andere woorden:
in geval van langdurige zorg in een RIBW wordt aanbevolen de gegevens zolang te bewaren als in het kader van de kwalitatieve begeleiding noodzakelijk wordt gevonden, in de regel één tot twee jaar na afloop van de begeleiding, of eerder vernietigen indien de patiënt hierom verzoekt.

De patiënt kan zijn dossier uit breiden met een verklaring. Hiermee kan bereikt worden dat naar de mening van de patiënt een volledig of juist beeld van zijn persoon of gezondheidstoestand in het dossier wordt geschetst.
Dit kan een eigen verklaring, maar ook een aanvullende of afwijkende zienswijze van een andere hulpverlener zijn. Bijvoorbeeld in het kader van een second opinion. De hulpverlener is verplicht de verklaring in het dossier op te nemen, ook al is hij het met de inhoud van de verklaring niet eens.