wat kan je doen als mensen oneindig hun eigen probleem herhalen in een buurtvergadering (ipv mee na te denken over oplossingen)?

Question

Net terug van een buurtvergadering. In het 1ste stuk mochten de bewoners hun problemen naar voor brengen. We keken dan naar een individuele oplossing.
In het 2de stuk werd een overzicht gegeven van de meest voorkomende problemen om dan naar een collectieve oplossing te zoeken.
Het valt me telkens op dat de overgang van fase 1 (individueel probleem en een individuele oplossing) naar fase 2 (samenvatten en naar een collectieve aanpak kijken) niet zo makkelijk loopt.
Mensen blijven telkens opnieuw hun eigen probleem herhalen, ook al hebben we al een mogelijke oplossingspiste aangereikt. Het punt is dat problemen meestal niet op 1 2 3 opgelost geraken, dus ze moeten even geduld hebben en enkele stappen doorlopen. We kunnen hen onmogelijk diezelfde avond nog van alle problemen afhelpen, tenzij het bv. enkel over info gaat.
Tijdens het collectieve deel van de vergadering gaat het zo wat van "als ik even mijn eigen situatie als voorbeeld mag nemen (....) " en dan begint de hele uitleg opnieuw en opnieuw en opnieuw. Ik moet dan heel directief worden want anders duurt die buurtvergadering natuurlijk 24 uren. Maar dan worden ze soms boos.
Wat drijft mensen ertoe om telkens weer hetzelfde probleem te herhalen, ook al hebben ze perspectief op een oplossing? En hoe kan je aan dit soort mensen duidelijk maken dat hun probleem wel gehoord werd maar dat het er nu op aankomt om samen te kijken naar de collectiviteit, de veel voorkomende buurtproblemen, en daar samen iets aan te doen?

 · Answer

Daar zijn wel een aantal werkmethodes voor, maar als jij de rol van voorzitter hebt zul je zelf moeten kijken welke het beste past bij jouw stijl van voorzitten.

Je kunt bijvoorbeeld aan het eind van het problemenrondje een samenvatting maken door alle benoemde problemen waar nog niks mee gebeurd is, op een duidelijk zichtbare flip-over te schrijven (de 'parkeerflap') en te beloven dat je aan het eind van de vergadering nog even kort terugkomt op die problemen (je wijst ze b.v. toe aan een lid van de buurtvereniging dat gaat kijken welke mogelijke oplossingsrichtingen er zijn).
 
Als ze er tijdens het collectieve deel toch weer over beginnen, wijs je naar de flap en zegt dat het aan het eind nog aan de orde komt.

Zoek eens een boek over werkvormen bij het faciliteren van interactieve processen en kijk wat past bij jouw stijl van voorzitten en probeer de werkvorm uit bij je volgende vergadering.

Hieronder in elk geval een goed voorbeeld van zo'n boek.

 · Answer

Het is de taak van de voorzitter, en alleen de voorzitter, om dat af te kappen. Als iedereen elkaar gaat corrigeren krijg je alleen maar discussie.
Laat tevoren de voorzitter uitleggen wat zijn taak is, laat hem uitkeggen hie de vergadering opgebouwd is, en laat hem duidelijk vertellen dat hij er ook is om de orde te handhaven.
Zodra mensen weer gaan uitwijden over hun persoonlijke wrevel moet de voorzitter dit direct afkappen.
Desnoods door met z'n hamertje op tafel te tikken...

 · Answer

Begrip is het belangrijkste. Laat ze weten dat het heel vervelend is dat ze met het probleem zitten. Ook als ze er later weer over beginnen, blijf geduldig, zeg dat het probleem in kaart is gebracht en dat er een oplossing moet komen en dat daar aan gewerkt wordt, maar dat het nu tijd is om de andere punten van de agenda te behandelen.

Mensen voelen zich vaak klein als ze met grote instanties te maken hebben. Ze willen gehoord én gerustgesteld worden.
Pas dan hebben ze er vertrouwen in dat het goed komt.

Mensen voelen zich vaak klein als ze met grote instanties te maken hebben. Ze willen gehoord én gerustgesteld worden. 
Pas dan hebben ze er vertrouwen in dat het goed komt.

 · Answer

Het probleem zit voor het grootste deel in het feit dat zeer veel mensen niet kunnen luisteren.

Dit gegeven dien je als voorzitter/voorzitster steeds helder voor ogen te houden.

Duidelijkheid is dan ook een eerste vereiste.

Voordat je je betoog gaat beginnen stel je duidelijk dat de avond voor wat betreft de te behandelen problematiek gesplitst wordt in twee delen.

1 Een op de privé persoon gericht gedeelte en
2 Een algemeen gedeelte.

Je vraagt daarna: Is dit eenieder duidelijk? Als je 'ja' hebt, vervolg je met:

Zodra het eerste gedeelte bijna afgesloten is, volgt er een rondvraag die dient om 'vergeten onderwerpen' alsnog even onder de aandacht te brengen.

Ten slotte sluiten we deel één af en..luister goed: Daarna komen we onder geen beding meer op deel één terug. Is dat duidelijk? En natuurlijk krijg je dan een 'ja'

Zodra er iemand daarna op deel één probeert terug te komen..onderbreek jij zijn/haar betoog direct met de mededeling:

Stop! We hebben dit deel al afgesloten..weet je nog wel?

Jij als voorzitter moet  dus duidelijkheid uitstralen en vastberadenheid..zodat je respect afdwingt..

Groetjes,

Ton

wat kan je doen als mensen oneindig hun eigen probleem herhalen in een buurtvergadering (ipv mee na te denken over oplossingen)?

Antwoorden (4)

Bekijk alle vragen in deze categorieën: