Kan je al je post inscannen en de brieven weggooien of moet je van sommige dingen een origineel houden?

In de meeste situaties is een kopie van een origineel voldoende.
Toch zijn er situaties dat er om een origineel wordt gevraagd. Voorbeelden: VOG-verklaring (verklaring omtrent gedrag). En ook elke schadepolis, beleggingspolis, spaarpolis, lijfrentepolis moet u bewaren gedurende uw hele leven. (origineel) Ook aanhangsels moet u bewaren. Een levensverzekering betaalt alleen uit als het originele polisblad kan worden overlegd.

In de praktijk zie ik nogal eens dat de 'scanners' lukraak scannen, de scan niet sytematisch opbergen in digitale bewaarmappen, zodat de scan niet of nauwelijks meer te vinden is in de computer. Scans die door drukte of malaise niet gemaakt worden. Computer die crasht en natuurlijk is de USB-stick zoek of is er nooit geweest. Of er is in de laatste maanden is er net een achterstand in scans ontstaan.

Goed ordenen en weten wat er (direct) weg kan en wat niet is een kunst op zich.
Digitale ordening is voor de meesten nog moeilijker dan een ordening in een aantal mappen (belastingmap, map zorgverzekering, map andere verzekeringen, map overig)

Mijn advies is: scan rustig alle papieren die van belang zijn. Maar bewaar de papieren minimaal 5 tot 7 jaar. Gooi ze na het scannen voor mijn part in een schoenendoos (geordend op 'datum van binnenkomst', dus elk papier bovenop de stapel). Of: doe de binnengekomen en gescande papieren in een grote enveloppe - zet er het jaartal op.

Tips welke papieren wel en hoe lang en welke papieren niet bewaard hoeven te blijven staan in de tweede link.