Hoe verwerkt een boekhouder een reeks facturen?

Van een crediteurenfactuur wordt in de regel vastgelegd:
- Factuurdatum (waarna het systeem 'vanzelf' de datum berekent waarop de nota op zijn vroegst meegaat met de betaling. De betaaltermijn is namelijk ingegeven bij het aanleggen van de stamgegevens van de crediteur maar kan soms ook handmatig aangepast worden)
- Nummer van de crediteur (waarop 'vanzelf' de naam verschijint als de stamgegevens van de crediteur al waren aangelegd, anders moet dat alsnog gebeuren in een ander onderdeel van de software))
- Het factuurnummer dat de crediteur heeft vermeld
- Het factuurbedrag inclusief BTW
- Grootboekrekening(en) + kostenplaat(sen),
- Bedrag exclusief BTW per kostenplaats (waarna het systeem aan de hand van de BTW-code 'zelf' berekent wat de BTW is, aan de hand van de 'standaard' BTW-code die meegegeven is bij de aanleg van de crediteur. Die code kan veranderd worden. Ergens anders in het systemeem wordt dan weer vastgelegd welk BTW-percentage 'hangt' ana welke code).
- Korte omschrijving van wat op de factuur berekend is, met bijv. het maand- of weeknummer erachter
Het systeem controleert of de factuur 'op 0 loopt' voordat je 'm opslaat. Het systeem zorgt er automatisch voor dat de factuur een intern doorlopend nummer krijgt (een boekstuknummer).

Dit is een voorbeeld uiteraard.


Aan de debiteurenkant kan het zo gaan
- Iedere klant wordt aangelegd (eenmalig), naam/adres/postcode woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, BTW-nummer e.d., betaaltermijn, landcode, kortingcodes en krijgt een debiteurennummer van het systeem.
- Iemand 'legt orders in' (bijv. met bepaalde codes voor elke dienst of product die het bedrijf levert)
- Die artikelcodes zijn vastgelegd aan omschrijvingen, prijzen voor het artikel en omzetrekeningen. Als de orderinvoermedewerker bijv. code A123 intypt komt er 'klauwhamer ' te staan, en een bedrag van euro 20.-

- Periodiek wordt op de knop gedrukt waarna de journaalpost voor de omzet voor alle debiteuren van die 'run' wordt aangemaakt en de openstaandepostenkaarten van iedere debiteur worden bijgewerkt. En een factuur wordt geprint (volgens een vooraf vastgelegd sjabloon). De omzet van de klauwhamer komt bijv. op de grootboekrekening 'handgereedschappen' terecht.

Het systeem zorgt ervoor, dat de facturen doorlopend worden genummerd.

Het kan nog een stuk verfijnder. Je kunt namelijk verkoopstatistieken vastknopen aan de orderinvoer en de voorraadadministratie (controle op bereiken minimumvoorraad)