Mogen receptionistes doorverbinden zonder vooraanmelding?

Question

Bij ons op het werk hebben we een receptioniste die zonder vooraankondiging telefoon doorzet. Niet constant, maar met enige regelmaat. Is dit gepast?

(Het is een vrij informele bedrijfscultuur; geen advocaten kantoor)

 · Accepted Answer

Buiten het feit dat het niet collegiaal tegenover de ontvanger is, is het ook nog eens ZEER (klant)onvriendelijk voor de beller zelf. Vooral als na doorschakelen het toestel niet of 
niet juist opgenomen wordt.

Een goeie receptioniste is een visitekaartje voor het hele bedrijf. Maar dan moet de receptioniste ook wel kunnen steunen op de bereikbaarheid en bereidwilligheid van al haar collega’s in dat zelfde bedrijf.

Dus;
- Gezamenlijk een telefoon etiquette opstellen en bewaken!

-Altijd een welkomstbericht op een voice mail van iemand die niet bereikbaar is met eigen naam, bedrijfsnaam en mogelijkheid tot inspreken bericht en/of naam en nummer van waarnemer.

- Luister voice- mails regelmatig af en bel, indien nodig, TIJDIG terug.

-Schakel je vaste toestel altijd door naar mobiel als je de deur uitgaat. Of spreek af dat het vaste toestel wordt doorgeschakeld of opgenomen door een collega die wel achter zn bureau zit.

- Laat een toestel nooit vaker dan 3 keer overgaan.

-Informeer de receptioniste over je afspraken. Hou haar op de hoogte van ziekmeldingen en verlof en/of geef haar inzage in zakelijke agenda’s online.

-Als het ondanks alle bovengenoemde maatregelen toch niet lukt een beller door te verbinden naar iemand met verstand van zaken maak dan een terugbel notitie.

-En kom vervolgens je afspraak na! BEL die beller terug!

En geloof me… er zijn nog veel meer dingen onderling af te spreken om te zorgen dat een bedrijf ALTIJD professioneel bereikbaar is.

Hoe (in) formeel een bedrijf ook is..Een slecht
(ondersteunde) receptioniste is MISSER NR 1 en kost menig bedrijf HEEL VEEL omzet/ goodwill.

Een receptioniste zonder uitwijkmogelijkheden kan nog zo gemotiveerd zijn.. uiteindelijk brandt ze op.

Maar…mocht een receptioniste ondanks al deze uitwijk mogelijkheden toch nog koud doorverbinden dan zit ze op de verkeerde plak. Als ik haar werkgever was kreeg ze van mij een bezem en ging ik rap op zoek naar een nieuw visitekaartje. ;)

 · Answer

Bij ons (een kleine gemeente) doen de balienezen dat voortdurend. Bij de buurgemeenten ook. Waarom niet? Daar is een receptioniste toch voor? Waarom de klant laten wachten?

 · Answer

Op zich merkt de klant hier niet zoveel van als jij gewoon netjes opneemt. Maar collegiaal is het niet. Want het zou toch wat netter van de receptioniste zijn als ze jou eerst vertelde wie er aan de lijn was zodat jij gelijk alles erbij kon pakken en je even 3 seconden kon voorbereiden.

Kortom: als jij gewoon netjes opneemt geen probleem, maar ik vind die receptioniste niet zo collegiaal.
Misschien heeft zij het zelf helemaal niet door hoor en kan je het eens aan haar vragen of ze eerst even kan melden wie het is zodat jij je even kan voorbereiden.

Misschien heeft ze wel ervaringen met andere collega's gehad waarbij ze wel eerst de klant introduceerde en dat die collega's steeds reageerden met: " O nee, hoor voor die klant ben ik er niet". Kijk, dat kan ook en dan zou ik ook gek worden als receptionist.

Maak het bespreekbaar en vraag het gewoon even.

Succes!

 · Answer

Een receptioniste mag nooit meteen doorverbinden. De persoon naar wie gevraagd word kan in gesprek zijn en dan nt vrij uit praten,tegen de receptioniste kan hy zeggen dat ie terugbelt. Dit mag echt niet!!

AlphaLimaSierra · Answer

Misschien moet je je ook eens proberen te verplaatsen in het werk van de receptioniste. Het kan best zijn dat ze ook met enorm drukke momenten te maken heeft, waarop veel telefoontjes tegelijk binnenkomen. Om de wachttijd voor de bellers dan nog enigszins in de hand te houden, kan ze er dan voor kiezen, om direct door te schakelen ipv een vooraankonding te geven.

Loop eens bij de receptie langs en knoop een praatje aan. Dit zorgt voor beter begrip van elkaars werkzaamheden.

Loop eens bij de receptie langs en knoop een praatje aan. Dit zorgt voor beter begrip van elkaars werkzaamheden.

 · Answer

Een goede receptionist kan veel werk verzetten en ook veel telefoontjes tegelijk verwerken. Als dit niet zo is dan moet hij/zij een andere baan zoeken. Het lijkt me dan ook heel normaal als de telefoniste de beller introduceert bij diegene waar ze naaqrtoe door verbindt.
Het is de taak van de manager om beleid te maken  betreffende het doorverbinden van telefoongesprekken. Als iedereeen weet dat er doorverbonden wordt zonder tussenkomst van de telefoniste, dan neemt iedereen de telefoon aan op een officiele mannier. Als dit niet het beleid is dan kun je op een formele manier de telefoon opnemen. Als hier geen beleid over is in het bedrijf dan wordt het tijd dat dit er komt. Ik zou dit dus bespreken met je manager.

 · Answer

Een vooraankondiging hoort wel. Direct doorzetten mag alleen in uiterste noodzaak bij topdrukte, alhoewel een ervaren telefoniste daar niet mee zit.

 · Answer

Ik vind dat zo hinderlijk, als ze zonder aankondiging doorschakelen!
Bij mij op t werk zie je dan op je toestel een intern nummer, omdat hij vanaf de receptie doorgeschakeld wordt. Ik neem dan ook altijd gewoon op hallo met 'voornaam'. Vaak is dit verwarrend omdat diegene die mij bellen vaak ook alleen maar mijn achternaam kennen. Een niet echt al te best begin van soms toch best serieuze gesprekken.

Bij mij op t werk is hier toen door mij, maar ook door andere collega's melding van gemaakt bij de officemanager. Deze heeft vervolgens een procedure op papier gezet voor het correct doorverbinden, met aankondiging dus. Gewoon even, Mijnheer ... van ... aan de lijn voor u. 
Zoveel prettiger!

Mogen receptionistes doorverbinden zonder vooraanmelding?

Het beste antwoord

Andere antwoorden (7)

Bekijk alle vragen in deze categorieën: