Hoe houd ik boekhoudkundig de omzet bij in combinatie met de voorraad?

Ik weet niet waarom je de omzet crediteert. Boek de inkomsten als omzet tegen kas ontvangsten. De kosten worden geboekt in de kosten rekeningen. Je weet wat er ingekocht wordt en je weet wat de omzet daar tegenover is.

Heb geen ervaring met caféboekhoudingen (wel met boekhouding) en ik kan me voorstellen dat het aldus zou gaan:

Via een geautomatiseerd systeem houd je bij (in hoeveelheid en geld) hoeveel eenheden van iedere 'productgroep' dagelijks worden omgezet.
Vooraf heb je al vastgesteld, wat de 'inkoopprijs' is van iedere eenheid van een productgroep. (Een glas bier, een glas frisdrank enz.) Alles wat onder een aparte code wordt aangeslagen op de kassa, houd je ook aan de kostenkant apart bij.

Een probleem in de horeca is, dat er ook wel eens gratis wat wordt weggegeven door de eigenaar en dat je dan wel kosten hebt waar geen kosten tegenover staan. Kom ik nog op terug.

Stel: alles wordt per kas betaald.
Dan zou de omzetjournaalpost kunnen zijn:
(van alles ook de afzet, ofwel het aantal verkochte eenheden registreren)

Kas
Aan omzet bier ...
Aan omzet wijn ...
Aan omzet gedestilleerd ...
Aan omzet koffie/thee
Aan af te dragen BTW 21% ...
Aan af te dragen BTW 6%

Hiertegenover de boekingen:
Kosten bier (verkochte glazen * kosten bier) ...
Kosten wijn ...
Kosten gedestilleerd (glazen * kosten enz.) ...
Kosten koffie/thee
Aan voorraad bier ...
Aan voorraad wijn ...
Aan voorraad gedestilleerd ...
Aan voorraad koffie/thee ...


Lastige zaken als FiFo, Lifo en zo laat ik even buiten beschouwing.

Verder heb je op (stel) 01-01 alle beginvoorraad opgenomen.
Voorraad bier, voorraad wijn, voorraad gedestilleerd, voorraad koffie/thee, alles in hoeveelheden en geld. En per productgroep.
Daarnaast houd je, aan de hand van de facturen van de drankenleverancier, de inkopen bij na die datum, in hoeveelheden en geld (bijv. met een spreadsheet). En per productgroep uiteraard.
Stel: het is nu 31-01. Je telt de eindvoorraad van alle genoemde productgroepen, zowel in hoeveelheden als in geld. Opnieuw per productgroep.
Je maakt de berekening:
Beginvoorraad + inkopen -/- eindvoorraad = inkoopwaarde van de omzet. Dat bedrag zal hoger zijn dan hetgeen je steeds 'aan voorraad' hebt geboekt als er veel 'schenkverlies' is geweest.

Ok, je hebt de eindvoorraad geïnventariseed (zoveel producten * die inkoopprijs aanwezig). Dat moet de 'nieuwe' balanswaarde zijn. Het verschil met wat er boekhoudkundig op de voorraadrekeningen stond, boek je alsnog naar resultaat (kosten). bijv. kosten bier/aan voorraad bier.

Er zijn verschillende manieren, de eenvoudigste en veel gebruikte methode bij kleine horeca zaken is: als je elke avond de omzet boekt (credit) en de ontvangsten op kas of pin (debet). Als er goederen geleverd worden (drinken, snacks ed) dan boek je deze als voorraad (debet). Periodiek inventariseer je wat er aan voorraad is. Het verschil tussen de voorraad die je in je administratie hebt (qua waarde) en die er werkelijk is, boek je als inkopen. Dus je crediteert je voorraad tot op de werkelijke waarde en dat bedrag debiteer je als inkoop.
Je weet dan niet of er dingen bijvoorbeeld weggegeven of gebroken zijn, maar eventueel kan degene achter de bar dat bijhouden in een apart schriftje.

Dus rekeningen die je nodig hebt:
Voorraad
Kas
Bank
Crediteuren (inkoopfacturen)
Debiteuren (mocht er iets op rekening gaan of voor feestjes ed)
Omzet
Inkopen
Overige kosten (schoonmaakkosten, kosten voor vergunningen enzovoort)