Is een bedrijf of instantie verplicht om een betalingsherinnering te versturen?

Een betalingsherinnering sturen is een regel en geen wet.
Een zorgverzekeraar hanteert algemene voorwaarden die zijn gedeponeerd bij de kamer van koophandel,staat daarin dat ze je een herinnering sturen dan moeten ze hun eigen voorwaarden nakomen.
Vroeger was het wel verplicht om een debiteur schriftelijk in gebreke stellen voordat er (wettelijk)rente en incassokosten mogen worden berekend maar dat is niet meer.
Meestal word er echter wel een herinnering gestuurd als u een keer te laat bent met betalen. Het direct doorsturen naar een incassobureau wordt over het algemeen alleen gedaan als u een aantal keren achter elkaar te laat bent met betalen.
Maar zoals gezegd het is een regel en geen wet dus mits niet vermeld in de algemene voorwaarden zijn ze het niet verplicht.

Bovenstaand antwoord is niet juist: Een debiteur moet altijd in gebreke worden gesteld. Pas wanneer betaling uitblijft, kan men de vordering overdragen aan een incassobureau. Ook dat bureau dient de debiteur altijd in gebreke te stellen. Dit is belangrijk om de te maken kosten (zoals incassokosten e.d. ) op de debiteur te kunnen verhalen. Bovendien moet het incassobureau de debiteur een kans geven om minnelijk te betalen.

Voor zover ik weet zijn er geen wettelijke termijnen voor het versturen van betalingsherinneringen. Natuurlijk is het verstandig dat bedrijven, bij het uitblijven van een betaling, zo snel mogelijk een herinnering sturen.

Toegevoegd na 10 minuten:
In het Burgerlijk Wetboek, art 6:82 lid 1, staat letterlijk:
Het verzuim treedt in, wanneer de schuldenaar in gebreke wordt gesteld bij een schriftelijke aanmaning waarbij hem een redelijke termijn voor de nakoming wordt gesteld, en nakoming binnen deze termijn uitblijft.

Bovenstaande antwoorden zijn beiden niet volledig.

In 'verzuim' zijn is het begrip dat van belang is. Je koopt iets op internet, en het bedrijf stuurt je het product met een factuur die je binnen 14 dagen moet betalen.

Als je dat niet doet, dan moet je in gebreke gesteld worden. Bij deze ingebrekestelling hoort een redelijke termijn waarin je alsnog aan de verplichting voldoet. (Binnen een x aantal dagen alsnog betalen). Dat is dus de functie van een herinnering. Let wel: het woordje 'ingebrekestelling' hoeft er niet boven te staan. Als je dan nog niet betaalt dan ben je in verzuim en dan kunnen ze vermogensschade zoals buitengerechtelijke incassokosten en rente in rekening brengen. Dat staat in artikel 82 uit deel 6 van het burgerlijk wetboek. Daarin staat ook dat als het duidelijk is dat je niet gaat betalen, dat slechts een schriftelijke mededeling (zonder een redelijk termijn) genoeg is.

Maar er zijn uitzonderingen die geregeld worden in artikel 83. Voornamelijk lid 1 is belangrijk. Als jij met je schuldeiser vooraf een zogenaamde 'fatale' termijn hebt afgesproken, dan ben je automatisch in verzuim als je die overschrijdt. Deze bepaling zie ik steeds vaker in algemene voorwaarden verschijnen. In die situaties is een betalingsherinnering dus niet meer nodig om de compensatie voor de vermogensschade te eisen. Je ziet dan vaak dat deze gelijk overgedragen worden aan een incasobureau (of creditmanagement zoals ze zich graag noemen).

[lid 2 en 3 zijn minder interessant. Lid 2 regelt overeenkomsten die vanuit de wet tot stand komen, lid 3 geldt dat als jij zelf laat weten aan je schuldeiser dat je niet kan of wil betalen.]

Tot slot zijn er ook nog wettelijke verplichtingen waarbij je niet in gebreke hoeft te worden gesteld. Zo is de uiterste betaaldatum voor de huur vanwege de wet een fatale termijn.

Dan de andere vraag: hoe lang mag een bedrijf een betalingsherinnering sturen? Dan krijg je te maken met de verjaringstermijn. Dat is de termijn waarna je niet meer juridisch iemand kan dwingen om iets te doen. Bij overeenkomsten is deze termijn 5 jaar (bij consumentenkoop 2). Dat betekent dat als jij niet betaalt, dat ze vijf jaar hebben om je eraan te herinneren (of in gebreke te stellen), of een juridische procedure op te starten. Let wel: iedere keer als ze over de zaak communiceren wordt de verjaringstermijn gestuit, dat wil zeggen dat hij opnieuw begint op de dag na de datum waarop de schuldeiser wat van zich laat horen.