mag een bedrijf administratie kosten berekenen voor een papieren factuur?

Kortweg ja, dat mag.
Een leverancier is verplicht een factuur te verstrekken aan consumenten als daar om wordt gevraagd, bij zakelijke afnemers moet er zonder verzoek een factuur worden uitgereikt aangezien deze voor de administratieve handelingen noodzakelijk is.

De verplichting die een leverancier heeft is dat deze factuur 'op een duurzame gegevensdrager' wordt verstrekt, zodat je de factuur op een later tijdstip ook nog kan bekijken.
Vroeger was een papieren factuur de enige 'duurzame gegevensdrager', maar tegenwoordig met de 'nieuwe media' zijn bijvoorbeeld email, het klaarzetten in een persoonlijk account op een webpagina of een usb stick ook wettelijk geaccepteerde methodes.
Vaak kan je de factuur zelf afdrukken/printen voor later gebruik of deze voor langere tijd (bijvoorbeeld een jaar) opvragen op de website waarop deze wordt verstrekt. Gebruikelijk is inmiddels dat je deze in PDF formaat naar je eigen computer kan downloaden, opslaan en eventueel kan printen. Als de factuur op een gegevensdrager (USB stick of cd-rom bijvoorbeeld) wordt verstrekt is deze uiteraard al opgeslagen en het bestand bruikbaar om te printen.

Het klaarzetten van een factuur op een website of mailen is uiteraard goedkoper dan een papieren versie afdrukken en verzenden. Aangezien met het klaarzetten van een factuur op een website aan de voorwaarde is voldaan dat er op verzoek een factuur verstrekt is, mogen ze voor extra service als een papieren factuur tegenwoordig een vergoeding vragen voor de extra te maken kosten om die factuur te verstrekken.


Bij banken zie je tegenwoordig hetzelfde, afschriften worden ook steeds duurder gemaakt aangezien alles via internetbankieren al in te zien is. Ook daarvan zijn afdrukken te maken die inmiddels ook door de belastingdienst worden geaccepteerd als rechtsgeldig.