Boekhouding: Hoe boek ik een passant die contact betaald?

Ik zou toch echt een kassasysteem aanschaffen. De Belastingdienst zal zeker willen weten of de omzet volledig verantwoord is en of de btw over die omzet ook (tijdig, juist en volledig) wordt afgedragen. Met 'zomaar' wat losse bonnen ben je nergens bij een controle.

Een 'bon mee geven om later over te maken' en zonder klantgegevens te noteren, is vragen om wanbetaling. Dus óf kassabon + meteen betalen, contant of met pin. Of klant aanleggen als debiteur (met naam, adres, postcode, woonplaats, ev. btw-nummer e.d.) en een rekening meegeven, die je vervolgens vastlegt in de boekhouding - want hoe houd je anders bij of iemand betaalt en zo ja op tijd.

Wat de bonnen betreft: belangrijk hierbij is, dat het systeem dat je gebruikt automatisch doorlopend genummerde bonnen genereert, voorzien van een datum en voorzien van het totaalbedrag. Voor een particulier is het niet noodzakelijk dat de btw apart vermeld wordt, maar je ondervindt er geen hinder van.

Voor een bedrijfsklant is een simpel 'kasbonnetje' onvoldoende. Een bedrijf heeft namelijk een document nodig waarop zowel jouw gegevens staan als de gegevens van dat bedrijf (naam, adres, postcode, woonplaats, bedrag exclusief btw, btw-bedrag, bedrag inclusief btw). Als het maar af en toe gebeurt dat een bedrijf een bestelling doet en per kas betaalt, kun je werken met kwitanties. Of met een ander document waarop alle verplichte gegevens zichtbaar zijn en daar de kassabon aan vastnieten.

"Te veel" kasmutaties zal de aandacht trekken van de Belastingdienst als je vooral zaken doet met bedrijven. Dan moet je gewoon een debiteurenadministratie inrichten, waarin je klanten aanlegt en waaruit doorlopend genummerde facturen komen. Met een goed pakket hoef je alles maar éénmaal in te richten (op welk artikelnummer komt welke omzet, met het btw-bedrag apart) en verder bij te houden.

Tip: schakel een deskundige in bij het inrichten van de administratie.