Hanteert de belastingdienst een maximum voor de onkostenvergoeding?

Soms gelt een maximum. Bijvoorbeeld als er overige inkomsten zijn. Onkosten mogen daarvan in aftrek worden genomen bijvoorbeeld reiskosten - maximum is 19 / ct kilometer.

Voor een een persoon in loondienst geldt er geen aftrekbaarheid van loonkosten (reiskosten per auto of fiets bijvoorbeeld) Wel is er de reisaftrek openbaar vervoer. Onder voorwaarden bestaat er dan recht op een forfaitair (vast) aftrekbaar bedrag afhankelijk van o.a. het aantal dagen wwarop wordt gereisd en het aantal kilometers (enkele reis) De vergoeding van de werkgever moet in aftrek worden genomen.

Als er een studie is gerelateerd aan werk en de werkgever geeft voor deze studie niet of slechts een gedeeltelijk vergoeding, is er de mogelijkheid van studiekostenaftrek. De drempel hiervoor is 250 euro. Vervoerskosten zijn niet aftrekbaar. Voorgeschreven boeken zijn wel aftrekbaar evenals cursusgeld. De teruggave is afhankelijk van de belastingschijf waarin de aftrek valt. De aftrek kan 37%, 42% of 52% zijn van de opgevoerde kosten minus drempel.

Ik benader de vraag aldus: wat mag een werkgever geven als kostenvergoeding?

Het uitgangspunt voor de loonheffing (dus voor hetgeen ‘belast’ is) is dat elk voordeel uit de dienstbetrekking loon is. Het maakt niet uit welk etiket je erop plakt: salaris, loon, gevarengeld, BHV-vergoeding, onregelmatigheidstoeslag, overwerktoeslag, bonus, auto van de zaak, parkeervergoeding voor je eigen auto: allemaal loon, allemaal belast.
(Ik laat even het mogelijk gebruik van de vrije ruimte van de WKR achterwege, om het niet ingewikkeld te maken.)

De uitzonderingen (onbelast te vergoeden) staan in het handboek loonheffingen.

Het ‘leuke’ is dat een werkgever meer zaken onbelast mag vergoeden dan je als persoon via de inkomstenbelasting kunt aftrekken als je er geen vergoeding of maar een gedeeltelijke vergoeding voor zou krijgen.
Voorbeeld: als je je studie zelf betaalt, mag je via de inkomstenbelasting niet de reiskosten aftrekken. Maar als je een studie volgt en werkt mag de werkgever wel die reiskosten onbelast vergoeden.

Een paar bekende zaken die onbelast vergoed mogen worden:

@ de reiskosten. Alle zakelijke kilometer mogen onbelast worden vergoed door de werkgever t/m eur 0,19/km. Ongeacht of je met de auto, de brommer of de fiets naar je werk komt. (Geeft de werkgever meer, dan is het meerdere belast. )

@ verhuizen: verhuis je voor het werk (en voldoe je aan een paar extra voorwaarden) dan mag de werkgever de kosten van het overbrengen van de inboedel volledig onbelast vergoeden. En nog een onbelast bedrag geven van euro 7750.- .

@ vertegenwoordiger gaat zakelijk eten met een klant en declareert die maaltijd. Het bedrag mag onbelast worden vergoed door zijn werkgever, ook zijn eigen maaltijd dus. De ambulante werknemer mag ook zijn consumpties onderweg onbelast vergoed krijgen.

@ De werknemer met een leaseauto mag een onbelaste vergoeding ontvangen voor parkeerkosten van de leaseauto.

@ werkgever geeft een vergoeding voor een maaltijd voor overwerk op de koopavond. Mag onbelast worden vergoed. Ook als de werknemer in een restaurant zou gaan eten.

@ Vergoedingen voor het onderhouden en verbeteren van kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, zoals cursussen, congressen en vakliteratuur: mogen onbelast worden gegeven. Dat geldt ook voor de reiskosten t/m eur 0,19 km. Of de werkelijke kosten van openbaar vervoer. (Maar de kosten voor een studieruimte thuis mag de werkgever niet onbelast vergoeden.)