zzp: belasting op gehuurde spullen aftrekken of niet?

De huur kosten zijn voor jou kosten en de btw is voor belasting. De factuur die jij naar je opdrachtgever stuurt vernoemd de kosten van jou en de kosten van de gehuurde apparatuur exclusief btw. Onderaan de factuur vermeld je de btw apart over het totaal bedrag. Dat is de btw die je moet afdragen.

Als jij btw plichtig bent, dan is de door jou betaalde btw aftrekbaar als voorheffing.

Je wil het ingewikkelder maken dan het is. Wanneer jij apparatuur huurt, kun je de BTW die je hiervoor aan de verhuurder moet betalen opgeven als voorheffing (betaalde BTW). De BTW die je uiteindelijk in rekening brengt bij de klant, moet je afdragen aan de belastingdienst. Uiteindelijk betaal je het verschil tussen de door jou betaalde BTW (voorheffing) en de door jou bij klanten in rekening gebrachte BTW. Dat wordt bij de belastingaangifte automatisch verrekend.
Alle BTW die je bij de klant in rekening brengt (zichtbaar op factuur als zodanig), moet je dus afdragen aan de klant.
Overigens vermoed ik gezien jouw vraag dat jij mogelijk factureert met verlegde BTW en daardoor twijfelt? (verlegde BTW is gebruikelijk bij onderaannemers in bijvoorbeeld de bouw).
Als je dan het bedrag inclusief BTW opneemt als bedrag exclusief BTW en dat verlegd factureert, dan mag dat wel, maar dan houdt dat in dat de 19% die je dus extra in rekening brengt bij de klant, geldt als extra winstmarge.
Van de belastingdienst mag het, maar tegenover de klant zou dat niet helemaal fair zijn. Het is dan wel gebruikelijk om het bedrag exclusief BTW te vermelden op de factuur (met daarbij opgeteld de eventueel door jou gehanteerde winstmarge). Maar feit blijft, dat jij de voorbelasting gewoon mag terugvragen bij de belasting. Hoe je het uiteindelijk factureert naar de klant, doet hierbij niet ter zake.

Net als Paca ben ik van mening dat je het moeilijker wil maken dan het is. Eigenlijk is het basisprincipe heel simpel:

1 Jij koopt of huurt goederen in om die vervolgens te verkopen of verhuren aan jouw klant. Je krijgt een factuur waarop BTW vermeld staat. Die BTW krijg je aan het einde van het kwartaal terug, freelancers en ondernemers betalen geen btw, alleen consumenten.

2 Jij verkoopt je ingekochte of verhuurt je ingehuurde goederen aan een derde (consument of ondernemer maakt niet uit). Je stuurt een factuur met btw daarop vermeld over het totale factuurbedrag (inkoop, inhuur, arbeid en evt overige kosten). De BTW die je op je facturen vermeld moet je betalen aan de belastingdienst.

3 Aan het einde van het kwartaal (of jaar, afhankelijk van de afspraken tussen jou en de belastingdienst) moet je BTW aangifte doen. Hierbij geeft je op wat je aan btw ontvangen hebt van jouw klanten, dat zou je moeten betalen. Ook geef je op wat je zelf totaal aan btw betaald hebt aan jouw leveranciers. Aangezien de belastingdienst niet graag uitbetaald mag je het bedrag wat je zelf aan btw hebt gefactureerd (voorbelasting) alvast aftrekken van hetgeen je ontvangen hebt aan btw.
Kortweg: ontvangen btw - betaalde btw = betalen aan belastingdienst.

Of jij je goederen inclusief of exclusief op de factuur zet doet niet ter zake. het makkelijkste is om alles boven de totaalstreep excl. btw te houden en er dan onderaan 19 of 6% over te rekenen. Over je ingehuurde materialen mag je ook een marge rekenen voor gemaakt kosten met ophalen en retourneren van die apparatuur, dat is dan extra omzet.

Nog makkelijker:
stel je heb maar 1 transactie: alleen de huur die je 1:1
doorberekent:

1000,- ex
190,- btw
1190, - inclusief

Jij betaald 1190,- aan het verhuurbedrijf en je berekend 1190,- door aan je klant.

Aan het eind blijft er niks over, geen winst, geen btw, helemaal niks.
Je hoeft dus ook niks te doen.

Natuurlijk heb je meer transacties.
Wat je ook doet, onder aan de streep mag het geen verschil maken. Stel je haalt alle bedragen die met de huur apparatuur te maken hebben uit je administratie, dan blijft de btw die je moet afdragen en je winst hetzelfde.